شما دمو های بی نظیر ERP را برنامه ریزی کرده اید و با فروشندگان متعهد و دلخواهتان نیز قرارهایی را تعیین کرده اید. علاوه بر این از آنها درخواست کرده اید تا سناریوی دموی مورد نظرتان را از قبل مطالعه کنند. حال سوال اینجاست که چه کسی باید در این قرار کاری حضور داشته باشد و چه سوالاتی باید پرسیده شود.
1- مطمئن شوید که افراد مناسبی در این جلسات حضور دارند
ابتدا به این بیندیشید که چرا قصد خرید یک ERP جدید را دارید. اگر هدف اولیه شما، توانایی پذیرش وتحویل سریع سفارشات مشتری است، پس افراد گروه فروش و تولید شما باید در جلسه دمو حضور داشته باشند. اگر مشتری های شما ارتقاء در سیستم های کیفی تولید را مطالبه میکنند، به همین ترتیب نیز مخاطبان دمو تغییر پیدا خواهند کرد. پس جواب مشخصی در رابطه با این سوال که چه کسانی باید در جلسه ی دمو حضور داشته باشند وجود ندارد. بعضی افراد تنها خواهان ایفای نقشی اجرایی در پروژۀ ERP جدید هستند و به همین علت در چنین جلساتی حضور پیدا می کنند. حضور بعضی از افراد نظیر پشتیبان اجرایی، مدیر پروژه و افرادی که حمایتگر ERP جدید هستند، باید قطعی باشد. مدیر تیم های فرعی نیز باید در دمو حاضر باشند؛ اما ممکن است که حضور آنها بسته به فرهنگ خود شرکت تنها محدود به قسمتی از استقرار ERP باشد. اگر قوانین غیر کتبی ای برای تعیین حضور افراد وجود دارد، باید از آن قوانین تابعیت کرد. برای مثال اگر یکی از نایب رییس ها هیچگاه به جلسات دمو نمی آید و دلایل عدم حضورش هم قابل قبول و تصدیق شده است، بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که آنها را به مشارکت در این جلسات متقاعد کنید.
2- سوالات صحیح را بپرسید
اطمینان حاصل کنید که سوالات مورد پرسش در دموهای ERP، چگونگی نقش ERP را در بهبود کسب و کارتان به وضوح و درستی هدف می گیرد. اگر عملیات تولیدی به تلاش و زحمت بالایی نیاز دارد، طی جلسات دمو و مکالمات مرتبط با ERP باید متوجه شوید که استفاده از ERP جدید کاملا برای شما آسان هست. اگر بهترین مشتری شما برای ثبت سفارشات در ERP جدید به پرتال یا سایر روش ها نیاز پیدا می کند، مطمئن شوید که فروشنده چنین موضوعی را درنظر گرفته و امکان انجام آن را به شما نشان می دهد. از فروشنده سوالات کافی را در این رابطه بپرسید تا متوجه شوید که ERP جدید چگونه کار می کند و چه میزان تلاش برای استفاده از آن نیاز است. تا جایی سوال بپرسید که بفهمید راه حل برای شما و مشتری قابل قبول هست.
جواب بعضی از سوال ها در درک گردش کاری یاری رسان است. شاید شما از کارِ گروهتان راضی باشید اما آیا مشتری های داخلی تان هم راضی هستند؟ آیا ERP نتایج مورد دلخواه مشتری تان را فراهم کرده است؟ تامین کنندگان داخلی چطور؟ آیا ERP می واند نیاز های گروه تان را برآورده سازد؟ به گونه ای برنامه ریزی کنید که سوالات، طی نمایش دمو توسط چندین نفر پرسیده شود، چرا که همۀ ما درکی گزینشی داریم؛ یک حسابدار پاسخ های کاملا متفاوتی را در مقایسه با یک مهندس خواهد شنید.
پیش از دمو سوالات تان را از قبل آماده کنید، چرا که با این کار هیچ نکته مهمی حین مکالمه بین تیم شما و شخص ارائه دهنده از دست نخواهد رفت. به یاد داشته باشید که پرسیدن هیچ سوالی احمقانه نیست. اگر شخصی نیاز به توضیح بیشتر دارد قطعا اشخاص دیگری نیز در جلسه حضوردارند که به توضیح دقیق تری نیاز دارند، اما ممکن است که وقت مناسبی برای مطرح کردن آن نداشته باشند.
3- بر نکات مهم تمرکز کنید
مطمئن شوید که همۀ افراد حاضر نکته برداری می کنند؛ چرا که پس از مشاهده ی دموی چندین ارائه کننده، می خواهید دقیقا به یاد بیاورید که کدامیک از آن ها جواب های بهتری را برای سوالات شما فراهم آورده است.
نظرات کاربران