زمانی که در انتظار وقوع اتفاقی هستید، چه رخدادی ممکن است شما را غافلگیر کند؛ قطع سیستم ERP

اگر بخواهیم صریح بگوییم، در واقع هیچ سازمانی به دنبال از کار افتادن سیستم سازمانی اش نیست اما زمانی که یک شرکت به طور گسترده، به سیستم ERP اش وابسته باشد، وقوع این رخداد امری بحرانی تلقی می شود. همانطور که بارها بحث کردیم، شرکت های مبتنی بر منابع اطلاعاتی، بدون جریان پایدار اطلاعات نمی توانند به درستی به کارشان ادامه بدهند.

بنابراین وقتی یک سیستم از کار می افتد تمامی عملکردهای وابسته به آن نیز فورا از کار می افتند. با این حال، پذیرش از کار افتادن های “برنامه ریزی شده” باید برای هرنوع تکنولوژی در نظر گرفته شود. در پایان، این نتایج مورد انتظار است که نشان می دهد از کار افتادن های برنامه ریزی شده، پایداری عملیاتی موفقیت آمیزی را به دنبال داشته یا منجر به شکست آن شده است.

منتظر کاهش بهره وری مدیریت باشید

در خصوص قطعی برنامه ریزی شده سیستمERP، شرکت ها پیش از وقوع هر گونه قطعی، می توانند احتیاط هایی را در نظر بگیرند؛ در سطح فنی قطعی هر سیستم، باید بسیار حساب شده صورت بگیرد و به همین ترتیب نیز چک لیست های عملیاتی باید از بهترین نوع موجود انتخاب شوند تا این اطمینان حاصل شود که قطعی برنامه ریزی شده و تاثیرات متعاقب کاملا بر اساس برنامه خواهند بود.
علاوه بر این، برنامه ریزی دقیقی باید در رابطه با مدیریت گزارش دهی نیز صورت بگیرد. در این رابطه اگر سازمان بداند که سیستم در یک روز مشخص از کار می افتد، سیستم گزارش دهی ERP باید گزارش های لازم را پیش از این رخداد فراهم بیاورد. زمانی که فرآیندهای گزارش دهی کامل شدند، مدیریت باید برای هر ماژول و فرآیندهای عملیاتی راهکارهای “غیر وابسته به سیستم” را تهیه نماید؛ چرا که هر چقدر زمان از کار افتادن سیستم بیشتر باشد سرعت عملیاتی شرکت نیز کاهش خواهد یافت.

انتظار کاهش بهره وری تولید را داشته باشید

همانطور که انتظار می رود اگر قرار است یک شرکت برای مدتی به صورت آفلاین (قطع سیستم) به عملیات خود ادامه دهد، تمام فرآیندها و از جمله فرآیندهای تولیدی نیز تحت تاثیر قرار می گیرند. پس در بحث تولیدی نیز گزارش دهی پیش از قطعی، امری مهم تلقی می شود چرا که می توان از ابزارهای قدیمی استفاده کرد و به پول در آوردن ادامه داد! لازم به ذکر است که برای اثرمندی این نوع برنامه ریزی، “ذخیره سازی اظلاعات” نیز مهم تلقی می شود. بنابراین اگر قرار است سازمانی قطعی برنامه ریزی شده ERP را تجربه کند، باید اطمینان حاصل کرد که تمام اسناد تولیدی و گزارشات در جایی ذخیره و قابل دسترس هستند. در صورت نیاز نیز برنامه های باز آموزی برای کارمندان، باید قبل از برنامه‌ی قطعی ترتیب داده شود.

منتظر افزایش هزینه ها باشید

همانطور که ضرب المثل قدیمی میگوید “وقت طلاست”؛ بنابراین تمام سازمان ها، تمایل دارند که هزینه بهره وری را کاهش دهند ؛ درست کاری که ERP می کند!
هر چند اگر قرار است یک شرکت با یک قطعی برنامه ریزی شدۀ چند ساعت رو به رو شود . باید انتظار بالا رفتن بسیار زیادِ هزینه های عملیاتی را چه از حیث مالی و چه از حیث مواد اولیه در نظر داشت. هنگام یک قطعی برنامه ریزی شده سازمان های مبتنی بر تولید، محتاطانه موجودی کالایشان را برای کاهش هزینه های تولیدی در طول زمان قطعی سیستم افزایش می دهند. به خاطر داشته باشید که در سطح عملیاتی، در اختیار داشتن موجودی کالای زیاد، اطمینان بیشتری را به دنبال دارد و باعث می شود تا این قطعی برنامه ریزی شده بدون برخورد با مشکلات غیر قابل انتظار نظیر آنچه طبق قاونو مورفی اتفاق می افتد، با موفقیت به پایان برسد.

لینک مقاله در سایت مرجع:

لینک مقاله در سایت مرجع:

What to expect when you’re expecting… ERP system downtime