با ترس از ERP مقابله کنید

هنگام آغاز یک پروژه ERP، موانعی اساسی پیش روی سازمان ها قرار خواهد گرفت که اغلب شامل هزینه، پیچیدگی، زمان مورد نیاز برای استقرار ERP و نهایتا سه عامل تاثیرگذار ترس، عدم اطمینان و شک (FUD) می باشند.هرچند بحث هزینه، پیچیدگی و محدودیت های زمانی به عنوان موانع آغاز یک پروژه محسوب می شوند اما سه عامل ترس، عدم اطمینان و شک موسوم به (FUD) تمامی عوامل دیگر را تحت تاثیر قرار می دهند. مکررا به ما گفته شده که 70 درصد از پروژه های ERP به شکست ختم می شوند و یا برای استقرار آن ها میلیون ها دلار هزینه صرف شده است.

مشکلی که درباره (FUD) وجود دارد، در واقع ماهیت خود (FUD) است! حقیقت این است که امروزه ERP ارزان تر و آسانتر از حد تصور و به طور موفقیت آمیزی در سازمان ها نصب و راه اندازی می شود. این روالی است امروزه در رابطه با ERP صدق می کند. حال جواب این صفت “70 درصد شکستی” که به ERP نسبت داده می شود، چیست؟ پاسخ این است که اگر نگاهی به جزییات پروژه های ERP بیندازیم، متوجه خواهیم شد که چنین درصد بالا و غیر معمولی برای شکست پروژه های ERP صحت ندارد. کاوش در جزییات پروژه های متفاوت دلایل دیگری را نشان می دهد.اولین نکته ای که در این رابطه متوجه خواهید شد این است که همۀ شکست استقرارها، به خود ERP مربوط نمی شود. اکثر پروژه های بزرگ نرم افزاری نیز درصد شکست های مشابهی را از خود نشان می دهند. بر اساس گزارش گروه مشاوره “Standish” که موفقیت پروژه های نرم افزاری را پیگیری می کند، تنها 32 درصد از تمامی پروژه های نرم فزاری به طور کامل موفقیت آمیز هستند؛ به همین علت گمان ها بر این می رود که 70 درصد از پروژه ها به شکست مطلق ختم می شوند. موفقیت کامل یک پروژه به عنوان دستیابی به تمام منافع مورد انتظار تحت بودجۀ تعیین شده و در زمان مقرر معنا می شود.

اگر بخواهیم به صورت جزیی به موضوع نگاه کنیم، 44 درصد پروژه ها سر موعد مقرر تکمیل نمی شوند یا ویژگی های مورد نظر سازمان در زمان تعیین شده استقرار نمی یابند. 24 درصد باقی مانده نیز پیش از تکمیل پروژه کنسل می شوند. تحقیقات دیگری نیز در رابطه با میزان شکست پروژه های ERP صورت گرفته که البته نتایج مشابهی را نشان می دهد. نکته دوم به مفهوم “شکست” مربوط می شود. بسیاری از 44 درصد پروژه هایی که در پاراگراف قبلی ذکر شد، از حیث منافع واقعی برای سازمان به عنوان پروژه های “نیمه موفقیت آمیز” در نظر گرفته می شوند. اگر بخواهیم از حیث ارزیابی بگوییم، بالای 70 درصد از پروژه های حوزه IT علی رغم وجود مشکلاتی در رابطه با بودجه و برنامه ریزی، به تمام منافع مورد انتظار جامه عمل می پوشانند. باید خاطر نشان کرد که این آمار و ارقام پیشرفت قابل توجهی را در طی سالیان اخیر از خود نشان می دهد؛ تنها تا چند سال پیش، حدد 50 درصد از پروژه های IT به شکست قطعی ختم می شدند.

خب حال اگر فرض کنیم که این پروژه های موفقیت آمیز هم به طور شانسی به سرانجام رسیده باشند، اصلا چرا باید پروژه ای را آغاز کنیم که ممکن است ورشکستگی یک سازمان را به دنبال داشته باشد و تنها شانس یک سومی موفقیت را به دنبال داشته باشد. دلیلش ساده است؛ اگر سیستم ERP به درستی استقرار یابد، شما قدرتمندترین، کاربردی ترین و سود آورترین سیستم نرم افزاری را برای سازمان تان به ارمغان خواهید آورد. می توان استقرار موفقیت آمیز ERP را مانند عصایی جادویی تعبیر کرد که برای سازمان شما مشغول هنرنمایی است؛ این عصای جادویی می تواند تمامی عملکردها را از سفارش دهی تا حسابداری، مدیریت، حمل و نقل و همه‌ی منافع سازمانی را بهبود بخشد. نتایج نهایی جادوی ERP ، سازمانی با سرعت عمل بالاتر و منعطف تری خواهد بود که به راحتی نیازهای مشتری ها را برآورده کرده و سود بیشتری را به دست می آورد.  اما مانند همه حقه های جادوگری، ERP نیز نیازمند سخت کوشی، تعهد و عملکرد مهارتمند است. یکی از دلایل شکست ERP نیز عدم توجه به همین سه مورد است.

هیچ تردیدی نیست که سیستم های ERP گران و پیچیده هستند. علاوه بر این، ممکن است که استقرار یک سیستم ERP بیش از حد انتظار طول بکشد. البته این واقعیت نیز وجود دارد که بسیاری از شرکت هایی که سیستم ERP را استقرار داده اند، هم شکست خورده اند و هم کمتر از میزان مورد انتظار از آن بهره برده اند. هرچند باید این واقعیت را در نظر داشته باشیم که مشکلات مرتبط با ERP نیز بسیار اغراق آمیز عنوان می شوند. ERP هیولایی نیست که اکثرا آن را تجسم می کنند؛ استقرار ERP زحمت زیادی می برد اما در عوض بهبود عملکردهای سازمانی را با سرعت بالایی به دنبال دارد. سیستم های ERP طی سال های گذشته رشد چشمیگیری داشته اند؛ شرکت های فروش ERP نظیر SAP و اوراکل میلیون ها دلار را صرف بهبود سیستم های شان کرده اند و به همین ترتیب نیز راه خود را به سوی سازمان های کوچک و بزرگ مقیاس باز کرده اند. به یاد داشته باشید که بسیاری از ترس های مربوط به ERP ریشه ای قدیمی دارند.

در کل، جهان ERP از حیث توجه به فرآیندها هوشمندتر از قبل شده است. فروشندگان، مدیریت بهتری را در رابطه با استقرار از خود نشان می دهند و مشاوران با تجربه نیز اکنون بیشتر در دسترس قرار دارند؛ مهم تر از همه اینکه انتظارات مشتری ها واقع بینانه تر شده است. امروزه مشتری ها دریافـته اند که انواع متفاوتی از سیستم های ERP وجود دارند و باید برای سازمان شان سیستم درخور و مناسبی را از بین آن ها انتخاب کنند. مشاوران نیز به علت کسب تجربه حرفه ای تر شده اند. بین توانایی مشاوری که دو یا سه استقرار ERP را در کارنامه دارد با کسی که 10 الی 12 مورد استقرار ERP را انجام داده تفاوت چشمگیری وجود دارد. تمامی این مطالبی که تا الان در رابطه با مشکلات استقرار ERP خواندیم نشان می دهد که اگر به جزییات توجه کنیم، درک بهتری از مسائل مرتبط با استقرار به دست می آوریم و در نتیجه جلوگیری از وقوع آن ها میسرتر خواهد شد.

پروژه های امروزی به ندرت با انتظارات غیر واقعی و اهداف غیر شفاف کلید می خورند؛ همین دو مولفه، عامل شکست پروژه های IT محسوب می شوند. بر اساس گزارش گروه مشاوره “Panorama” که در حوزه استقرار ERP تخصص دارند، اکثر سیستم های ERP امروزی (53 درصد)، روش استقرار فازبندی را به کار می برند که طی آن اجزای سیستم طی شیوه ای سازمان یافته و در برنامه ای زمانبندی شده استقرار می یابند. تنها کمتر از یک سوم شرکت ها (35 درصد) تجربه استقرار “یکجا” را تجربه می کنند که طی آن استقرار از طریق روشی کمتر پیچیده و البته پر خطر به سرعت انجام می گیرد. این روز ها، پیشرفت ها در نرم افزار ERP و زیرساخت ها امر بسیار آشکاری هستند. سیستم های ERP امروزی از حیث استقرار بسیار آسان هستند و به همین ترتیب نیز یادگیری و بهره وری آن ها نیز به سهولت انجام می گیرد. پیشرفت های امروزی شامل تلاش بی وقفه برای ارتقای تجربه کاربری، زیرساخت های ماژول و انواع جدید سیستم های ERP است که برای کسب و کارهای کوچک تا بزرگ مقیاس برنامه ریزی شده اند. در واقع بسیاری از فروشندگان ERP محصولات متفاوتی را برای بخش های مختلف بازار و انواع شرکت ها ارائه می دهند.

خب حال، آیا ERP به درد سازمان شما می خورد؟ تنها راه درک نیاز به ERP، تحلیل واقعی نیازهای سازمان و توانایی حمایت از تلاش برای انتخاب ERP است. همه این تحلیل ها به سیاست شرکت شما بستگی دارد. آیا می توانید پشتیانی ارشد لازم را به دست بیاورید و برای به پیش بردن اهداف، این پشتیبانی را در درازمدت نیز در اختیار داشته باشید. البته که این تحلیل ها باید سود بالقوه ناشی از تغییرات حاصل از به کارگیری ERP را نیز شامل شود. چرا که ERP بهترین راه حل برای سازمان شماست. امروزه دیگر تعداد کمی از افراد هستند که انتظار استقرار سریع و آسانی از ERP دارند. بنابر این به خاطر داشته باشید که استقرار ERP فرآیندی طولانی و پیچیده است که مشکلات بسیاری را به همراه دارد. اما در عوض، نتایج استقرار موفقیت آمیز ERP بسیار چشمگیر و فراوان خواهد بود.