• بودجه خود را مدیریت کنید.
پیش از شروع هرکاری، بودجه ای را در نظر بگیرید؛ هزینۀ نرم افزارتان چقدر است؟ چه هزینه های سخت افزاری و یا نرم افزاری را باید صرف این کار نمایید؟ چه مشاوره هایی مورد نیازتان می شود؟ چه تعداد ساعات کاری باید برای کارمندان لحاظ شود؟ آیا برای تکمیل کارتان، باید کارمندان موقتی را در کنار افراد دیگری که در حال پیاده سازی ERP هستند، به کار گیرید؟ چه موقع این قبیل هزینه ها بر سیستم تحمیل می شود؟
اگر برآوردهای هزینه ایِ شما 500 دلار می شود اما تنها 400 دلار دارید، اینجاست که یا باید به دنبال آن 100 دلار باشید یا اینکه انجام بعضی کارها را متوقف کنید. هزینه های واقعی تان را محاسبه کنید و آن ها را دائما با بودجه تان مقایسه کنید. تخصیص بودجه دقیق یکی از بهترین راه های کنترل هزینه برای سالهای متمادی بوده است؛ ابتدا از بودجه بندی شروع کنید.
• سفارشی سازی را به حداقل برسانید.
فروشندگان شما همواره خواستار سفارشی سازی هستند و مهندسان شما طالب یکپارچه سازی! به این خوب فکر کنید که آیا صرف فوری هزینه برای سفارشی سازی، امری فوری است یا خیر. ERP ای که شما انتخاب کردید توسط طیف وسیعی از کمپانی های جهان مورد استفاده قرار می گیرد؛ برنامه نویسان نوعی انعطاف پذیری را در سیستم جای داده اند که قابلیت انجام فرآیند های متفاوت را میسر می کند. پیش از هرگونه سفارشی سازی، بیاموزید که چگونه از فرآیند های از پیش تعبیه شده در سیستم استفاده کنید. شما در نهایت متوجه خواهید شد که این کار بهتر از به کار گیری فرآیندهایی است که نیاز به سفارشی شدن دارند و در نهایت نیز کاهش هزینه های ERP را شاهد خواهید بود.
• تنها ماژول های مورد نیاز را خریداری کنید.
سیستم هایERP به روش های مختلفی ارائه می شوند. اغلب آن ها به صورت ماژول فروخته می شوند؛ اگر در حسابداری تنها به دفتر کل نیاز دارید و به حساب های دریافتی نیاز ندارید، آن را خریداری نکنید و در هزینه های خود صرفه جویی کنید. گاهی مواقع نیز ERP به روش پکیجی، مجموعه ای از ماژول های رایج ارائه می شود که این امر می تواند در صرفه جویی نقش مهمی داشته باشد. اما اگر فروشندگان، تنها نسخه های محدودی از بعضی ماژول ها را ارائه نمایند ممکن است همه نیازهای شما را پوشش ندهد.
• از ابر(Cloud) استفاده کنید.
این روزها دیگر به هیچ وجه نیاز نیست که سیستم ERP خودتان را خریداری نمایید. سیستم های ERP مبتنی بر ابر(Cloud-based ERP) تنها شامل هزینه استفاده ماهانه می شوند. علاوه بر این، نداشتن هیچ گونه پیش هزینه (یا پرداخت حداقل هزینه) برای استفاده از این راهکار ، می تواند به کمتر شدن هزینه کل استقرار ERP کمک کند.
• به این فکر کنید که می خواهید سریع کار کنید یا سرعت پایینی داشته باشید.
کارهای زیادی را هنگام استقرار سیستم ERP باید انجام دهید. بعضی از افراد ترجیح می دهند که بدون اتلاف هیچ وقتی، این کارها را انجام بدهند و سریعا از نرم افزار ERP استفاده کنند. از سویی دیگر، بعضی ها ترجیح می دهند که پروژه استقرار ERP را فازبندی و به مرور زمان فعالیت های مربوط را به سرانجام برسانند؛ در این مورد امکان تکمیل اجرای ERP بدون هیچ کمک برون سازمانی وجود دارد اما باید در نظر داشت که تا مدتی، سود و منفعت ERP بارز نخواهد بود.
این شمایید که باید تصمیم بگیرید که کدام راهکار به نفع کسب و کارتان است. هر دوی این موارد می توانند هزینه های استقرار ERP را در شرایط مناسب و درست کاهش دهند.
• اطمینان حاصل کنید که پشتیبانی اجرایی دارید.
در کل، پشتیبان اجرایی یک الزام محسوب می شود که حتی می تواند نقش پس انداز سرمایه را ایفا کند. هنگامی که در روند استقرار ERP، برای مثال قسمتی از سازمان از این روند عقب مانده یا سعی در ورود به دامنه پروژه را دارد، این پشتیبان اجرایی است که آن ها را در مسیر درست هدایت می کند. پشتیبان اجرایی نیز می تواند در زمینه بودجه بندی و تحلیل چگونگی اتمام پروژه یاری رسان باشد.
این ها تنها چند نمونه ای از راهکارهایی بودند که می توان با استفاده از آن ها هزینه استقرارERP را تحت کنترل در آورد. بازگشت سرمایه به کل هزینه های استقرارERP بستگی دارد.
لیمک مقاله در سایت مرجع:
http://www.erpfocus.com/six-ways-to-reduce-erp-implementation-costs-4346.html
ترجمه:erpfocus.ir
