کسب حمایت هیئت رییسه
پیش از آغاز پروژه، باید حمایت هیئت رییسه را جلب نمایید. بدون در نظر گرفتن این پشتیبانی، انتقال ERP شما قطعا نتایج مورد دلخواه شما را به دنبال نخواهد داشت. کل گروه مدیریتی، باید پشتیبان تمامی تلاش ها در جهت انتقال ERP باشند و یا حداقل، موانع دستیابی به نتیجه را از بین ببرند؛ برای مثال یکی از اعضای گروه مدیریت می تواند مسئولی باشد که زمان احتیاج به پشتیبانی، روند کار شما را تسریع می بخشد. همان شخص هم ممکن است عضو کمیته رهبری باشد و اطمینان پیشرفت پایان کار را براساس برنامه ای از پیش تعیین شده برای شما فراهم بیاورد.
اولویت بندی نیازها
شما از ERP نتایج و اهداف زیادی را انتظار دارید. بعضی از آنها بین همه ERP ها مشترک هستند و بعضی دیگر نیز به قسمت های خاص سازمانی مرتبط می شوند. دستیابی به نیازهای ارجح، اجباری است؛ البته نیازهای کم اهمیت تری هم وجود دارند که در نظر گرفتنشان در لیست اولویت ها مفید محسوب می شود اما لزوما برای دستیابی به موفقیت مهم نیستند. همه افراد سازمان باید هر دوی این نیازهای مهم و جزیی را در نظر بگیرند؛ در پایان انتقالERP، هیچ کس نباید بهانه ای برای گفتن این جمله داشته باشد: "من فکر می کردم قرار بود نتیجۀ دیگری را بدست بیاریم!"
تست و بازآزمایی
با در نظر گرفتن نیازهای مهم و کم اهمیت، تمام قسمت های ERP جدیدتان را پس از انتقال امتحان کنید. آیا به نتایج مورد نیازتان دست پیدا کرده اید؟ در مراحل ابتدایی تست، بعضی از تنظیمات را به گونه ای تغییر دهید که به نتایج مورد نظرتان دست پیدا کنید، سپس به سراغ تست دومی بروید. پس از آزمون دوم، دوباره قسمت اول را امتحان کنید تا ببینید آیا به علت اعمال تغییراتی که طی تست دومی صورت گرفته است، چیزی تغییر کرده است یا خیر. داده های انتقالی معمولا نتایج آزمون را تحت تاثیر قرار می دهند. بعضی از اطلاعاتی که در ابتدا مهم به نظر نمی رسیدند، در این مرحله پر اهمیت تلقی می شوند. ممکن است حتی بخشی از اطلاعات ERP قدیمی برای مطابقت با ERP جدید اصلاح شوند؛ تا جایی به تست کردن ادامه بدهید که مطمئن شوید همه نیازها و از جمله مهم ترین آن ها برآورده شده و هیچ مانع دائمی و غیر قابل حلی پس از استقرار ERP وجود ندارد.
انتقال داده ها
انواع داده های آماری و عددی نظیر گزارشات مشتری و پارت نامبرها وجود دارد. این قبیل آمارها تغییر پیدا می کنند اما این تغییرات معمولا در سرعت پایینی رخ می دهد ؛ در این بین داده های متغیری نظیر گزارشات تراکنشات وجود دارند که باید به طور مداوم به روزرسانی شوند. اغلب نیز داده های وجود دارد که باید به ترتیب بارگذاری شوند چرا که بعضی از حوزه ها وابسته به حوزه های دیگر هستند. بعضی از داده های سیستم قدیمی نیز مستقیما قابل انتقال نیستند و باید اصلاح شوند. برای افزایش سرعت انتقال داده ها، از "Data refreshing" استفاده کنید. اطلاعات را انتقال دهید و تست های بیشتری را اجرا کنید. سپس براساس نتایج آزمون، اطلاعات انتقالی را اصلاح کنید. عمل انتقال و آزمون را تا جایی ادامه دهید که از صحت اطلاعات انتقالی مطمئن شوید. تمامی این کارها به این علت صورت می گیرد تا در پایان، زمان کمتری را صرف تثبیت و انتقال دقیق ERP جدیدتان سپری کنید.
پاک کردن کامل داده ها
داده های موجود در ERP قدیمی تان را با دقت بررسی کنید. بعضی از آن ها ممکن است آنقدر قدیمی باشند که ارزش انتقال به ERP جدید را نداشته باشند. بعضی از آن ها نیز ممکن است به فرآیند های تجاری بلا استفاده مربوط باشند و بعضی دیگر هم نظیر سفارشات خریدی که در واقع هیچ گاه استفاده نشده اند، بی ارزش هستند. گاهی نیز تراکنشات ناتمامی را مانند "بررسی کیفیت" داشته اید، که آن ها هم نباید به سیستم ERP جدید انتقال یابند. اطلاعات اضافی و غیر لازم را به طور کامل پاک کنید تا بتوانید داده های مختصر و مفیدی را انتقال دهید؛ به این ترتیب، آزمون های شما تنها بر پایه اطلاعات مرتبط انجام می گیرند.
آموزش کارمندان
یک برنامه ی آموزشی را تدارک ببینید. هر شخصی در سازمان باید درک درستی از پروژه داشته و بداند که این پروژه چگونه به کل شرکت و تک تک افراد سازمان مرتبط می شود؛ همه کاربران تمامی قسمت های سازمان باید در این رابطه آموزش ببیند تا بلافاصله پس از انتقال ERP کار خود را شروع نمایند. آموزش مستمر نیز باید برای حمایت از استخدامی های جدید، تغییرات شغلی و بازآموزی های مورد نیاز، همواره در دسترس باشد.
لینک مقاله در سایت مرجع
http://www.erpfocus.com/erp-migration-plan-steps.html
ترجمه:erpfocus.ir
