اجازه ندهید پروژه ERP به شکست ختم شود

استقرار نرم افزار ERP در کسب و کار به شما این اجازه را می دهد تا داده های حاصل از فرآیندهای اصلی تجاری تان را تنها در یک سیستم، یکپارچه و مدیریت کنید. منافع حاصل از این یکپارچگی شامل افزایش بهره وری، بهبود بازده و انعطاف پذیری بیشتر می باشد.

البته باید در نظر داشت که این مزیت ها تنها در صورت استقرار صحیح سیستم و همچنین توجه های لازم محقق خواهند شد. در ادامه راهکارهایی را عنوان می کنیم که می توان با استفاده از آن ها، موفقیت پروژه را از همان ابتدا تضمین کرد.

مراحل لازم برای آغاز یک پروژه ERP

برنامه ریزی صحیح برای هر پروژۀ بزرگ مقیاسی امری ضروری محسوب می شود؛ استقرار نرم افزار ERP احتمالا یکی از بزرگترین پروژه های درون سازمانی است که شما به عنوان یک کسب و کار متقبل آن می شوید. شما باید افراد مناسبی را در این پروژه سهیم کنید و دقیقا درک کنید که قصد ارتقای چه فرآیندهایی را در پیش دارید؛ به این ترتیب می توانید سیستم مناسبی را از فروشنده ای مناسب تهیه کنید.

1. تیم خود را جمع آوری کنید.

پیش از هرگونه تصمیم گیری اساسی در مورد پروژه ERP، ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که افراد شایسته ای را در اختیار دارید.شما به یک مدیر اجرایی نیاز دارید، پس مطمئن شوید که از همان ابتدا شخصی را در سطح ارشد انتخاب کرده اید.انتخاب یک رهبر پروژه خوب امر بسیار مهمی محسوب می شود چرا که شخص انتخابی برای سیستم جدید نقش قهرمان را ایفا خواهد نمود؛ وی پروژه را در مسیر صحیح هدایت و آن را در زمان مقرر به سرانجام می رساند.باید در نظر داشته باشیم که افرادی با بیشترین میزان استفاده از سیستم ERP را در این پروژه شریک کنیم و از چگونگی کارایی هر بخش از کسب و کار مورد نظر مطلع شویم چرا که در آخر، آن ها صاحبان ERP خواهند بود.سایر اعضای تیم باید شامل کارمندان اصلی باشند که شما را در استقرار ERP یاری می رسانند و نقش پشتیبان سیستم را ایفا می کنند.

2. فرآیندهای تجاری را که به ارتقا نیازمندند، شناسایی و مستند کنید.

هدف اصلی استفاده از نرم افزار ERP در کسب و کار شما، کارآمدی هرچه بیشتر فرآیندهای اصلی است. بنابراین، باید هریک از فرآیندهای کسب کار را بررسی و از کارمندان مختلفی که با این فرآیندها سر و کار دارند بخواهیم تا چگونگی عملکرد و ارتقای آن ها را به ما نشان دهند. همۀ این رخدادها را مستند کنید.

3. هزینه های موجود را شناسایی کنید.

شما باید ابتدا مشخص کنید که سیستم های کنونی شما چه هزینه هایی را در حوزه هایی نظیر امنیت، پشتیبانی، از کار افتادگی، بروز رسانی، بیمه و ناکارآمدی به دنبال دارد. با شناسایی هزینه های سیستم انتخابی ، متعاقبا تصمیم بهتری را برای اختصاص بودجۀ پروژه ERP اتخاذ خواهید نمود. شفاف سازی درباره مسائل مربوط به هزینه ها می تواند اعضای بدبین تیم مدیریت را دربارۀ ERP قانع کند.

4. فروشنده مناسب را انتخاب کنید.

تصمیم گیری درباره فروشنده مناسب ERP از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابر این باید در این رابطه تحقیقاتی را به عمل بیاورید و با فروشندگان مختلفی جلسه داشته باشید.ابتدا پنج فروشنده را برای مصاحبه دعوت کنید. لیست سوالات خود را آماده کنید. سوالات شامل باید واضح و شامل موارد زیر باشد: چه مدتی است که در کسب و کار مشغول هستند؟ آیا تکنولوژی آن ها نیازهای شما از نرم افزار را برآورده می کند؟ آن ها چگونه با بازیابی و امنیت فاجعه برخورد خواهند کرد؟ آیا آن ها در صنعت شما تخصص دارند؟ آمار عملکرد آن ها چگونه است؟پرسیدن چنین سوالاتی می تواند شما را در به حداقل رساندن لیست فروشندگان یاری دهد. زمانی که شما دو یا سه فروشنده دلخواه را یافتید، از آن ها بخواهید تا فرآیندها و سناریوهای دمو را به شما نشان دهند.به منظور اتخاذ تصمیم نهایی، باید از مبالغی که قرار است تا پنج سال آینده پرداخت شود آگاهی داشته باشید و از تیم حقوقی تان بخواهید تا برای قرار داد آماده باشند.دارایی‌ها و دیگر ویژگی‌های شرکت فروشنده را ارزیابی کنید؛ دقیقا درک کنید که مسئول چه چیزی هستید و باید از چه اموری مطلع شوید.

5. شریک استقرار مناسبی را انتخاب کنید.

در صورتی که تیم درون سازمانی مهارتمندی را در اختیار ندارید، باید به دنبال شریک استقرار باشید. آن ها می توانند به شما کمک کنند تا فرآیندهای مخرب کمتری را شاهد باشید و در نتیجه کارها را با روند متعادل تری به پیش ببرید. دو یا سه شریک بالقوه را شناسایی کنید؛ یک شریک محلی (که از حیث دسترسی برای شما نزدیکترین گزینه محسوب شود) می تواند انتخاب خوبی باشد چرا که به راحتی در مکان شما حضور می یابند.فراموش نکنید که فرآیندهای کسب و کار را با شریک مورد نظرتان مورد بحث و تبادل نظر قرار دهید. زیرا ممکن است این افراد نیازهایی را شناسایی کرده باشند که شما تاکنون متوجه آن ها نشده بوده اید یا حتی می توانند راه های بهتری را برای انجام کارها در اختیار شما قرار بدهند.

برای استقرار موفق برنامه ریزی کنید.

کل ماجرا به اینجا ختم نمی شود. زمانی که نرم افزارتان را پیاده سازی نمودید، باید اطمینان حاصل کنید که این استقرار موفقیت آمیز بوده است. یکی از بزرگترین موانع در این رابطه، کسب رضایت سایر کارمندان است. اطمینان از اینکه کارمندان از نرم افزار پشتیبانی و از سیستم به درستی استفاده می کنند بسیار مهم تلقی می شود چرا که ورودی های آن ها، موفقیت پروژه را رقم خواهد زد.

1. آموزش های تکمیلی و بی نقصی را تدارک ببینید.

آموزش خوب یکی از بهترین راه های کسب نظر مساعد کارمندان در رابطه با سیستم ERP جدید است. زمانی که افراد کاری را به مدتی طولانی و به روشی مشابه انجام بدهند، به تغییر مقاوم می شوند؛ به ویژه زمانی که سیستم جدید را از حیث استفاده مشکل بیابند.بزرگترین تصمیم درباره آموزش این است که تعلیم دهنده را از بیرون سازمان استخدام کنیم (مثلا این شخص می تواند شریک استقرار شما باشد) یا شخصی را از درون سازمان برای این مسئولیت در نظر بگیریم.اگر مطمئن هستید که افراد درون سازمان شما آموزشی عالی را ارائه می دهند، بنابر این، رویکرد "آموزش مربی" بهترین گزینه خواهد بود.

2. اطمینان حاصل کنید که اعضای ارشد سازمان از سیستم استفاده می کنند.

علاوه بر فراهم آوردن آموزشی مناسب برای کارمندان تان، باید مطمئن شوید که اعضای ارشد سازمان نیز همانطور که باید، از سیستم استفاده می کنند.این به کارمندان شما نشان می هد که منافع سیستم در سراسر سازمان اعمال شده است و استفاده مدیران ارشد از سیستم ERP برای کارمندان الگوی خوبی خواهد بود.اگر کارمندان متوجه شوند که مدیران شان به درستی از سیستم استفاده نمی کنند، آن ها نیز همین رویه را دنبال خواهند کرد.

3. به طور منظم سیستم را بررسی کنید.

شما باید مطمئن شوید که سیستم به طور منظم بررسی می شود و عملکرد خوبی را از خود نشان می دهد. وقتی را برای صحبت با کاربران سیستم اختصاص دهید؛ از آن ها بپرسید که سیستم از دید آن ها چگونه کار می کند و کدامیک از جنبه های سیستم از نظر آن ها مشکل به نظر می رسد. در صورت نیاز، آموزش های بیشتری را تدارک ببینید. زمان بررسی سیستم، شریک استقرار می تواند برای کمک حاضر باشد؛ آن ها باید قادر به تدارک بررسی صحت عملکرد سیستم و استفاده شما از نرم افزار جدید باشند و ایده هایی جدیدی را برای بهینه سازی نرم افزار در اختیار سازمان شما قرار دهند.

لینک مقاله در سایت مرجع:

http://noblue.co.uk/blog/dont-let-erp-project-fail

ترجمه:erpfocus.ir

درباره ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی بصورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید. ERP به سازمانها و شرکتها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. 

We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…