برای داشتن یک نرم افزار CRM مناسب، ابتدا باید نیازهای شرکت را درست بشناسید؛ انتظار چه کارهایی را از نرم افزار CRM دارید؟ باید در نظر داشته باشید که هرچند عملکرد همه‌ی نرم افزارهای ارتباط با مشتری در ظاهر شبیه به یکدیگرند، اما هریک از آن ها بر جنبه های مختلفی از CRM تاکید دارند.زمانی که بحث CRM مطرح می شود، بزرگی سازمان عامل مهم تلقی می شود؛ چرا که برای مثال نرم افزارهایی در بازار موجود هستند که برای سازمان هایی با دو یا سه کارمند فروش طراحی شده اند و در مقابل بسته های نرم افزاری نیز وجود دارند که برای سازمان های بزرگ مقیاس با هزاران کارمند فروش برنامه نویسی شده اند. به دنبال نرم افزاری باشید که درخور بزرگی سازمان شما باشد.

نقطه تمایز نرم افزارهای CRM با یکدیگر، مدل فروشی است که هریک از شرکت ها به کار می برند. حال آیا مدل شرکت شما، فروش کالاهای سرمایه ای و در اختیار داشتن نیروهای فروش خارج سازمانی است؟ یا اینکه خرید و فروش های شما به صورت لحظه ای و تنها با ایمیل و تلفن نیز به پیش می رود؟

حال مدل کسب و کار شما B2B است یا B2C؟ آیا روش کسب و کار شما پیدا کردن مشتریان بالقوه است یا اینکه منتظر مراجعه مشتریان می مانید؟ اینجا مهم است که برای بهره برداری از مناسب ترین نوع CRM، مدل فروش تان را مشخص کنید.
می توان گفت که تقریبا همۀ بسته های نرم افزاریِ CRM را می توان بسته به نیاز سازمان توسعه داد اما سوال اینجاست که تا چه حدی گسترده کردن یک CRM می تواند نیازهای شما را برآورده کرد؛ ترجیحا بهتر است که به جای انتخاب CRM ای که برای صنعت شما طراحی نشده، نرم افزاری را انتخاب کنید که کاملا درخور بزرگی و نیاز سازمان شما باشد.تجزیه و تحلیل یکی دیگر از تفاوت های مهم بسته های نرم افزار CRM است. تقریبا همۀ CRM ها با عملکردهای تحلیلی همراه هستند اما به طور چشمگیری در پیچیدگی و تمامیت متفاوتند. از آنجایی که کسب و کارها نیز در میزان انجام تحلیل هایی که با سیستم CRM انجام می دهند، متفاوت هستند، انتخاب CRM به نگرش سازمان بستگی دارد.

در کل باید گفت که هرچه عملکردهای تحلیلی قدرتمند تر باشند، استقرار آن ها نیز پیچیده تر است. ابتدا باید در نظر داشته باشید که برای عدم گرفتار شدن در یک پکیج تحلیلی قدرتمند، باید قابلیت های نرم افزار را با نیازهای تان تطبیق دهید.
سهولت ورود و خروج اطلاعات از دیگر موارد مهمی است که باید آن را در نظر گرفت. تقریبا همه سیستم ها توانایی ورود اطلاعات را دارند اما از حیث قدرتمندی و پیچیدگی عملیات ها به طور چشمگیری با یکدیگر تفاوت دارند. بسیاری از بسته های CRM می توانند داده ها را در قالب استاندارد علامت گذاری شده ثبت کنند اما بعضی دیگر می توانند اطلاعات را از پایگاه داده‌ی SQL و سایر فرمت های پیچیده بارگذاری نمایند. نیازهای شما باید ویژگی های ورود اطلاعات انتخابی شما را تعیین کند.

در انتها، مسئله سهولت استفاده و آموزش مطرح می شود. در حالی که همه محصولات CRM به میزانی از آموزش نیاز دارند، اما سیستم های پیچیده تر به زمان و هزینه بیشتری برای آموزش نیاز دارند. درجه سهولت استفاده نیز در بین سیستم های متفاوت، فرق می کند؛ بعضی از بسته های نرم افزاری رابط های کاربری را شامل می شوند که در مقایسه با سایر سیستم ها کاربرپسندتر هستند. در کل، علاوه بر آموزش، سهولت استفاده از نرم افزارهای CRM به عنوان عاملی مهم تلقی می شود.انتخاب یک پکیج CRM مناسب کار آسانی نیست اما قطعا پس از انتخاب یک نرم افزار مناسب، ارزش آن کاملا آشکار خواهد شد.

لینک مقاله در سایت مرجع:

http://it.toolbox.com/blogs/insidecrm/selecting-the-right-crm-software-78218

ترجمه:erpfocus.ir