50 راهکار برای انتخاب یک ERP بی عیب و نقص
Featured

انتخاب نرم افزار ERP، یک وظیفۀ مضطرب کننده و دلهره آور است.
پیش از آغاز پروژۀ انتخاب ERP، باید ابتدا مجموعه ای از معیارها و انجام بعضی از کارها را در نظربگیریم؛
جمع آوری ملزومات، RFI (درخواست اطلاعات) ، RFP (معیارهای استاندارد براي خريداري)، دمو ها،مشاوره، جلسات بحث بی شماردر رابطه با گزینه های استقرار و موارد بی نهایت دیگر!

سپس مسئله خط مشی شرکت مطرح می شود؛ چه افرادی را برای حضور در تیم پروژه در نظر دارید؟ چگونه آنها را با انگیزه نگه می دارید ؟ کدامیک از مدیران ارشد باید برای پشتیبانی پروژه انتخاب شوند؟
حال، زمانی که همگی این عوامل در کنار یکدیگر همه محیا شدند، سوال این است که آیا در کل، تیم کارآمدی هستند یا خیر؟
این مسائلی که تا به الان مطرح شد تنها ذره ای از خروار است؛ برای اینکه شما را در این حیطه خطیر و پر دغدغه راهنمایی کنیم، لیست گسترده ای از راهکارهای انتخاب ERP را از سوی کارشناسان صنایع، مشاوران و فروشندگان ERP گردآوری کرده ایم که به شرح زیر هستند:

• جمع آوری ملزومات ERP
• خلق تیم انتخاب ERP خودتان
• بودجه گذاری برای پروژه ERP
• لیست کوتاه فروشندگانERP
• بررسی گزینه های سفارشی سازی و یکپارچه سازی ERP
• اصلاح استراتژی های پروژه ERP
• تصمیم گیری در رابطه با گزینه های استقرار و صدور مجوز
• ساخت دموی مورد نظر خودتان توسط فروشنده ERP

جمع آوری ملزومات ERP

1) سه یا پنج مسئله مهم تجاری تان را تعیین کنید.

قبل از هرگونه ارزیابی، مهم است که سه یا پنج اولویت تجاری تان را مشخص کنید؛ افراد معمولا به جای تمرکز بر هدف نهایی شان، درگیرRFP های (در خواست های ارائه طرح پیشنهادی) غیر ضروری، عملکرد و ویژگی ها شده اند و از تمرکز بر اهداف دور می شوند.

آیا قدرت کنترل امور را از دست داده اید ؟
آیا ملزومات خاصی برای موجودی کالای خاص هر مشتری وجود دارد؟
آیا روند دستی انجام دادن کارها، سرعت کسب و کارتان را کاهش داده است؟
این ها نکاتی هستند که باید هنگام انتخاب ERP به آن ها توجه شود و جلسات بحثی نیز در این رابطه برقرار گردد؛ چرا که قرار نیست یک ERP، تنها کارهای اساسی نظیر روند سفارش تا خرید نقدی یا ارائه گزارشات را کنترل و مدیریت کند.
به این فکر کنید که تجارت شما برای دو برابری کردن رشد و گسترش به چه چیزهایی نیاز دارد. سپس ارزیابی ها و چالش های مربوطه را در صدر توجه قرار دهید.

2) جنبه های منحصر به فرد تجارت تان را شناسایی کنید .

به محض اینکه راه حل ERP را از حیث قابلیت و تناسب با صنعت تان بررسی کردید سوالات زیر را از تیم انتخابی خودتان بپرسید.
چه کاری تجارت ما را خاص و چه کارهایی تجارت ما را بطور پیوسته پر بازده می کند؟
برای بعضی، "تغییرات بنیادی" به عنوان راه حل در نظر گرفته می شود و برای بعضی دیگر کنترل هزینه و برای بعضی دیگر نیز هیچ!
هر تجارتی راز منحصر به فرد موفقیت خودش را دارد که در واقع یک استراتژی ضروری محسوب می شود. این استراتژی را برای کسب و کار خودتان تعریف و شناسایی کنید و با قاطعیت تمام مطمئن شوید که سیستم ERP جدیدتان می تواند این استراتژی تجاریِ منحصر به فرد را به نحوه احسن پیاده سازی کند.

3) به الزامات قانونی مرتبط با کسب و کارتان توجه کنید.

اگر غذا، دارو و یا مواد شیمیایی توزیع می کنید، شما ملزم به رعایت الزامات قانونی خاصی هستید؛ مهم نیست که کسب و کار شما چیست؛ شما، در قبال مشتری های تان مسئولیت های قانونی خاصی دارید و به این ترتیب دولت، از مالیات بر فروش شهری تا مدیریت های مالی دولتی، قوانینی را پیش روی شما قرار می دهد. شما باید این مقررات را رعایت کرده و به همین ترتیب نیز ERP شما باید اطمینانِ بر آوردن این الزامات را در اختیار شما قرار دهد.

4) نیاز های آینده را تحلیل و مستند کنید.

پیش از انتخاب یک سیستم ERP دردرجه اول باید نیازهای سازمان را در نظر بگیرید؛ البته این کار راحتی نیست.
از آنجا که نرم افزار ERP بسیار وسیع و گسترده است، نمایش ویژگی های ظاهری، چشمگیر، پر جلوه و بازار پسند ERP، کار آسانی است؛ اما این در حالی است که قدرت فراگیرِ ERP در کنترل و مدیریت فرآیندهای اصلی نادیده گرفته می شود.

5) علت اهمیت تغییر را کشف کنید.

اولین و مهم ترین گام در پروژه ERP مرحله "کشف" است که طی آن نیازهای اساسی کسب و کار و انگیزه های آغاز چنین پروژه مهم استراتژیکی را شناسایی می کنید. در مرحله کشف، هدف باید تشخیص و تعریف اهدافی باشد که برای پیشرفت تجارت شما فرصت محسوب می شوند. برای مثال، هدف شما می تواند، داشتن بازدهی بالا و رقابت بیشتر با سایر شرکت ها باشد.
با کشف "اهمیت تغییر"، دید مهم، همه جانبه و اساسی پیش روی شما قرار خواهد گرفت؛ با این دیدگاه شما به نوبه خود می توانید موقعیت های فعلی و آینده کسب و کارتان را ارزیابی و تفاوت های بالقوه بین آن دو را شناسایی کنید.

6) قابلیت "عملکرد فوری" کاملا ضروری است.

"اینترنت اشیا "، هر روز همه چیز را تغییر می دهد . بنابراین ، روند معاملات تجاری امروزی به اتحاد یکپارچه اطلاعاتی فوری نیازمند است که طی آن اطلاعات از مشتری ها، فروشندگان، توزیع کنندگان ،تهیه کنندگان مواد و نهادهای تجاری مربوطه به یکدیگر مرتبط می شوند.
بنابراین، اگر سیستم های سازمانی شما قابلیت عملکرد فوری منطبق با زمان را نداشته باشد، سازمان متحمل ضرر خواهد شد؛ در دنیای تجاری امروز، این قابلیت دیگر تنها یک مزیت محسوب نمی شود بلکه به یک نیاز تجاری بحرانی تبدیل شده است که تنها یک سیستم ERP جامع می تواند آن را فراهم کند.

7) در قبال "وفاداری برند" هوشیار باشید.

بسیاری از مدیرانی که مسئولیت انتخاب ERP را بر عهده دارند ، فورا گوشی را برمی دارند و به شریک فروش قبلی شان تماس می گیرند و باور دارند که وی راهی آسان را برای چالش تغییر پیش رویشان قرار می دهد. متاسفانه این احتمال وجود دارد که اگر مدیر از عملکرد سیستم قبلی اش راضی نبوده، هر سیستم بروز دیگری که توسط فروشنده قبلی عرضه می شود، دوباره همان محدودیت ها و مزایای مشابه را ارائه خواهد کرد. پس تنبل نباشید، اگر نیاز به تغییر دارید تغییر ایجاد کنید.

8) ماهیت سادگی (سهولت استفاده) ، دست کم گرفته شده است؛ به خصوص زمانی که بحث UI(رابط کاربری) به میان می آید .

باور کنید یا نه درجات متفاوتی از سادگی در دنیای ERP وجود دارد .اما هرچند اصطلاح "هرچه بیشتر بهتر" به عنوان قاعده ای کلی دربارۀ اطلاعات صدق می کند اما این "چگونگی وضوح اطلاعات ارسالی " است که به عنوان یک ویژگی برای سیستم ERP در نظر گرفته می شود. در این مورد سهولت استفاده به طور معمول در سطح UI (رابط کاربری) مطرح می شود . برای مثال آیا نمایشگرها واضح و به آسانی قابل درک هستند و آیا UI برای اپراتورهای تازه کار قابل درک هست یا اینکه آموزش های مستمر کاملا یک نیاز محسوب می شوند.

9) چک لیست ملزومات ERP خودتان را به صورت ساده و آسان تهیه کنید.
چک لیست های انتخاب ERP باید صریح باشند. در واقع اهداف ذکر شده باید تنها شامل مواردی باشند که به کار کنونی شما مرتبط هستند . هرچند بسته به ماهیت فرهنگ سازمانی، بعضی از شرکت ها تمایل دارند که هر چیز ممکنی را در چک لیست شان بگنجانند؛ همین امر باعث می شود تا مجموعه ای از لیست های تو در تو و پیچیده به وجود بیاید و در خاتمه منجر به از دست رفتن تمرکز بر هدف اصلی شود. شرط احتیاط ایجاب می کند که زمان تهیه چک لیست ملزومات ERP ، مطمئن شوید که تنها اهداف موثر و کاربردی مورد نیاز را ذکر کرده اید ، نه کمتر و نه بیشتر!

خلق تیم انتخاب ERP خودتان

10) کاربران نهایی را در روند انتخاب در نظر بگیرید.

مطمئن باشید که تیم انتخاب ERP شامل کاربران نهایی، نیز می شود. هر بخشی از سازمان باید در تیم انتخابی نماینده داشته باشد. مثلا بخش تولیدی سازمان شما دارای قسمت های متغیری است که نیازمند دیدگاه های متفاوت است؛ پس تیم انتخاب نرم افزار باید بازتاب دهنده این تفاوت دیدگاه ها باشد.

11) برای پیشبرد ارتباطات درون سازمانی، مدیر پروژه مناسبی را تعیین کنید.

برای موفقیت پروژه ERP ، باید تیمی را انتخاب کنید که شامل مدیر ارشد، مسئولین و کاربران نهایی از تمام بخش های سازمان باشد. باید برای انتخاب ERP، مدیر پرژه ای تعیین شود که ارتباط بین تیم انتخاب و اعضای ارشد را برقرار کند، چرا که به کار بستن یک ERP موفق نیاز به حمایت همه جانبه مجریان دارد. کمیته انتخابی 6 یا 8 نفره ای را انتخاب و به همه قسمت های سازمان بفرستید تا مطمئن شوید که همۀ بازخوردها گردآوری شده و در واقع تمام نیازهای قسمت های مختلف در نظر گرفته شده اند.

12) شخص مناسبی را برای مدیریت پروژه انتخاب کنید.

مهم ترین خصیصه برای یک مدیر پروژه موفق "قدرت امتناع از شکست" است .این تعبیر، یک کلیشه نیست بلکه یک "توصیف واقعی اخلاقی" برای یک مدیر محسوب می شود.

13) به تیم انتخابی ERP تان نشان دهید که قدر تلاش آن ها را درک می کنید.

اجرا و انتخاب ERP ممکن است هفته ها به طول بینجامد. در نتیجه مطمئن شوید که تیم ERP مورد نظرتان را از نظر فیزیکی و معنوی حمایت می کنید. این بدان معنا نیست که باید پول زیادی خرج کنید اما به یاد داشته باشید که حتی ساندویچ و نوشیدنی می تواند هر شخصی را طی پروژه ERP راضی و شاد نگه دارد!

14) مشاور ERPخودتان را استخدام کنید.

شخصی را پیدا کنید که تنها برای شما کار کند؛ یک مشاورERP که توسط شرکت مشاوره ای خارجی استخدام شده است مطمئنا حواسش به تجارت شما هست اما چک پرداختی آن ها در بردارنده اسم تجارت شما نیست بلکه چک پیمانکاری و کارگری است. شما ممکن است فردی را در خلال انتخاب ERP پیدا کنید که قبلا برای شما کار می کرده است؛ این جا تنها کافی است عنوان شغلی اش را تغییر دهد تا مشاوره ای خوب را از وی دریافت کنید!

15) به دنبال پشتیبان اجرایی باشید که بتواند وقتش را برای پروژه شما اختصاص دهد.

مدیران اغلب برنامه کاری شلوغی دارند. شخصی که مسولیت پروژه ERP را متقبل می شود باید قادر به اختصاص زمان قابل توجهی برای پروژه شما باشد، اگر نه، ارزش حضور آن ها در پروژه شما محدود خواهد شد. به نفع شما خواهد بود که دومین پشتیبان اجرایی را نیز در نظر داشته باشید؛ شخصی که خواهان و قادر به تخصیص زمان بیشتری در مقایسه با انتخاب اول شما باشد.

بودجه گذاری برای پروژه ERP

16) مقایسۀ قابل توجهی را در رابطه با هزینه ها انجام دهید.

اولین و مهم ترین امر در خصوص مقایسۀ گزینه های انتخابی نرم افزار، مقایسۀ آیتم هایی با خصوصیات یکسان است. بسیاری از سیستم های قابل مقایسه، در یک رده قیمت مشابه می گنجند. پس مهم است که ابتدا تشخیص دهید کدامیک از رده های نرم افزاری، قابلیت برآوردن نیاز های شما را داشته و در عین حال نیز در خور بزرگی و پیچیدگی تجارت تان هستند. زمانی که بحث نرم افزار به میان می آید اطمینان حاصل کنید که مقایسه قیمت را بر اساس معیاری خاص و از پیش تعیین شده انجام می دهید. علاه بر این، حتی هزینه انجام ندادن مقایسه را نیز در نظر بگیرید، چرا که نخریدن نرم افزار هم می تواند به طور مستقیم، هزینه ها را از طریق استخدام نیروی جدید تحت تاثیر قرار دهد و هم از طریق غیر مستقیم می تواند عدم سود آوری را به دنبال داشته باشد.

17) اجازه ندهید که مسائل مرتبط با بودجه، ذهن تان را مشغول کند.

قدم اول موفقیت در پروژه ERP توجه به بودجه مورد نظر است. تصور کنید که یک شبه پولدار و محبوب خواهید شد! این محبوبیت یک شبه، به دلیل حضور در کلاس های "دیل کارنگی" نیست بلکه شما اکنون در حال مدیریت بودجه هنگفت اختصاص یافته به ERP هستید. پس از مدتی خواهید آموخت که دعوت های غیر منتظره برای نهار را رد کنید (ناهاری که در پس آن یک درخواست مالی است) و مستقیما بپرسید که درخواست کاری طرف مقابل چیست. این مهارت مهمی است که بیاموزید به درخواست های پولی نه بگویید، بدون اینکه به رابطه کاری تان لطمه بزنید!

تهیه لیست کوتاه فروشندگانERP

18) زمانی که لیست کوتاه فروشندگان را تهیه می کنید، لزومی ندارد که همگی آن ها را تحت بررسی قرار دهید.

تنها تعداد کمی از پکیج های نرم افزاری را مقایسه کنید که برای سطح تجاری شما مناسب هستند. مثلا چرخه انتخاب ERP نباید هر دو برنامه مبتنی بر داده Tire 1 و Tire 3در بر داشته باشد. علاوه بر این سعی نکنید که سر از همه چیز در بیاورید و همه سیستم ها را زیر و رو کنید؛ تنها چند سیستم معتبر را برای ارزیابی انتخاب کنید. فراموش نکنید که روندهای "استقرار و پس از استقرار" را نیز در نظر بگیرد .
آیا به فروشنده خود اطمینان دارید؟ آیا رهبر تیم مشاوره ای فروشنده تان را رو در رو ملاقات کرده اید ؟ "این امر شاید مهم تر از موشکافی کردن ویژگی های نرم افزار باشد!" چرا که یک پکیج ERP قدرتمند در صورت استقرار ضعیف بی ارزش خواهد بود.

19) ملزومات آینده را تحلیل و مستند کنید .

نرم افزار انتخابی حسابداران، ممکن است گرفتار ویژگی های برابری شود؛ پس حواستان باشد زمانی که آن ها نرم افزار جدیدی را انتخاب می کنند، پسرفت نکنید. تغییر ERP قدیم به یک سیستم جدید مشکل است، هرچند این تغییرات می تواند استفادۀ مداوم از نرم افزار ERP جدید را به ارمغان داشته باشد. خود شما هم نمی خواهید که نرم افزار جدید ERP، کار و ویژگی های مشابه سیستم قبلی را برای شما فراهم بیاورد. در حالت ایده آل شما هم خواهان پیشروی به سوی مرحله بعدی هستید. توصیه می شود که لیستی از نیاز های پیش بینی شدۀ آینده را برای خودتان تهیه کنید و البته نه تکرار کارهایی که هر روز انجامشان می دهید! برای مثال چه ملزومات موبایلی در آینده نیاز خواهید داشت یا اینکه چه نوع یکپارچگی هایی ممکن است در آینده مورد نیازتان بشود.

20) از تجربه کاربر خود غافل نشوید.
زمانی که بحث انتخاب ERP مطرح می شود، هر کسی ممکن است به شما بگوید که لیستی از ملزومات خود را تهیه کرده و سپس خصوصیات ERP مورد نظرتان را با آنچه فروشنده برای عرضه در اختیار دارد، مقایسه کنید .چیزی که ممکن است کمترین توجه را به خود اختصاص دهد نکته پنهان و پراهمیت موجود در لیست می باشد و آن ویژگی "کاربر پسندی" است.
کاربرپسندی می تواند تمامی این تفاوت ها را بی اهمیت کرده و کارمندان را در استفاده بالقوه از ERP راضی نگه دارند این ویژگی، تنها راهکاری است که به واسطۀ آن، تجارت شما بیشترین بازده را از خصوصیات ERP به دست می آورد و نهایتا افزایش بازده را تجربه خواهد کرد.

21) مسیر استراتژیکی محصولات و خدمات فروشنده را در نظر بگیرید .

به طور کلی باید در نظر داشته باشیم که ERP یک تعهد عظیم است. به عبارتی، زمانی که در پروژۀ ERP حضور دارید، احتمال اینکه زیر آن بزنید، وجود ندارد. بنابراین، نقشه کلی، حمایت و خدمات سازمان و مسیر استراتژیکیِ تهیه کنندۀ نرم افزار، همگی باید به عنوان عواملی در نظر گرفته شوند که هم ردیف با مسیر تجاری شما در یک راستا قرار می گیرند.
 
22) فروشنده ای را انتخاب کنید که بر تکنولوژی جدید سرمایه گذاری کند.

ابزار شبکه و برنامه نویسی تکامل می یابند. فروشنده ERP ای را انتخاب کنید که با آخرین تکنولوژی همگام باشد و بتواند از آن در سمت و سوی تجارت شما استفاده کند. در عین حال نیز باید به ابزارهای قدیمی که ممکن است هنوز در سیستم های قدیمی شما (به غیر از ERP ) استفاده می شود، آگاهی داشته باشد. اگر فروشندگان شما اخیرا شخصی را استخدام کرده اند که به جای تسلط بر تکنولوژی ERP مدرن و به روز، به سیستم های قدیمی که هنوز FORTRAN را به کار می برند، تبحر داشته باشد، بهتر است که به جست و جو برای شخص مورد نظر ادامه دهید!

23) پیش از انتخاب یک متخصص ERP، گزینه های پشتیبانی را بررسی کنید.

گاهی، ERP های "جاویژه" که برای نیازهای خاصی تدارک دیده شده اند، از تکنولوژی قدیمی استفاده می کنند. بسیاری از ERP های جاویژۀ امروزی بسیار رقابتی هستند. بعضی از این ERP ها نیز ممکن است توسط شخصی که قبلا در تجارت شما مشغول به کار بوده طراحی شده باشند و به این ترتیب هنوز که هنوز است نرم افزاری را بفروشد که سال ها پیش طراحی شده است. ممکن است که این ERPها به خوبی کار بکنند اما پشتیبانی در دسترس را در نظر داشته باشید؛ آیا به نظرتان کار راحتی است که پشتیبانی مورد نیاز تان را از پایگاه داده ای مربوط به دهه 1980 به دست بیاورید؟ برای یک سیستم وسیع تولیدی ERP، به کارگیری تکنولوژی مدرن و به روز، یک نیاز محسوب می شود.

24) هنگام انتخاب ERP، فرهنگ شرکت فروشنده را در نظر بگیرید.

"فرهنگ شرکت" معمولا به عنوان یک مفهوم محرمانۀ ناشی از خط مشی شرکت و یا به معنای تعیین هدف در نظر گرفته می شود. حقیقت این است که در سطح عملیاتی، چرایی و روش تصمیم گیری خاص یک کسب و کار به اندازه سایر ملاحظات مدیریتی مهم تلقی می شود. چرا که شرکت ها اغلب تحت سلطه رهبرشان قرار دارند و در نتیجه همواره نظر شخصی بنیانگذاران، صاحبان و مدیران ارشد ارجح بر شمرده می شود.

25) "نسبت اتمام کار" فروشندۀ بالقوه را بسنجید

طی سال های متمادی، به همان اندازه که موفقیت های بی شمار تبلیغاتی برای ERP وجود داشته است، متاسفانه نا آرامی هایی نیز در بازار ERP مشاهده شده است؛ در نتیجه زمانی که به دنبال شریک فروشندۀ مناسب برای خود هستید، بهتر است که ابتدا نسبت اتمام کار مشتریِ فروشنده های متفاوت را بررسی کنیم و اگر چنین معیارهایی در دسترس نیستند باید آمادۀ پرسش از یک شرکت داوطلب باشید تا این ارزش ها را با ذکر جزییات برای شما توصیف کنند. در غیر اینصورت، ممکن است با یک انتخاب غلط، موقعیت سازمان خود را تنزل داده و نهایتا اشتباهی را مرتکب شوید که قابل پیشگیری بوده است.

26) از فروشنده های ERP درباره روند استقرار سوال بپرسید.

ساده به آن نگاه کنید؛ در کل شما خواهان یک ERP هستید که به طور ساده و آسان قابل استقرار باشد؛ بدون اینکه درگیر جنبه های نمایشی آن شوید. شما فقط یک ERP می خواهید! نه فروشنده ای که سعی می کند شما را با سخنان تبلیغاتی اش گمراه کند. یک استقرار غیر ضروری می تواند بودجه شما را به خطر بیندازد و نهایتا خرج زیادی را پیش روی شما قرار دهد. دور اندیشی، می تواند به شما اجازۀ برنامه ریزی موفق مالی را در آینده بدهد.

27) تنها فروشنده های آینده نگر را در نظر داشته باشید.

یک کسب و کار باید به منظور رونق و پیشرفت، در پس فر آیند هایی رشد نماید که از اصلِ "رشد سرمایۀ سه ماهه سه ماهه" پیروی می کند! قابلیت سنجش سریع و یکپارچه یک فرآیند، باید به عنوان نکته ای اساسی در هنگام انتخاب نرم افزار ERP در نظر گرفته شود. به همین منظور، باید فروشنده ERP را انتخاب کنید که انگشتش روی نبض صنعت باشد (تسلط کافی در این حیطه داشته باشد)؛ فروشنده ای که پشتیبانی و به روز رسانی های مورد نیاز برای رشد و ترقی تجارت شما را دنبال می کند.

28) فرآیندهای کنونی سازمان تان را ترسیم کنید.

اطمینان حاصل کنید که پیش از جست و جو برای سیستم های جدید، نقشۀ فرآیندهای کنونی به طور دقیقی ترسیم شده اند؛ کاربران را در ترسیم این فرآیندها دخیل کنید و اجازه دهید تا بدانند سیستم جدیدی برای آن ها درحال تدارک است. زمانی که این ترسیم انجام شد، لیستی از ملزوماتی تهیه کنید که دربردارندۀ ویژگی های جدید و قطعی باشند. برای اینکه کاربران را به خرید ترغیب نماییم باید علاوه بر یکپارچگی ویژگی های جدید، کاربران را از وجود این ویژگی ها نیز آگاه کنیم. پیش از انتخاب یک سیستمERP ، اطمینان حاصل کنید که درک درستی از نیازها و چگونگی عملکرد کسب و کار وجود دارد. در نظرگرفتن چنین مواردی هنگام ادغام چندین واحد شرکتی و تجاری، از اهمیت ویژه ای برخوردار می شود. این دستور العمل ها را از همان ابتدا و هنگام ارزیابی سیستم های جدید به کار ببندید. پیش از اینکه به سراغ سیستم های جدید بروید، "پاکسازی اطلاعات" را اجرا کنید. انتقال اطلاعات بد و ناکارآمد به ERP جدید، بدترین کاری است که می توان انجام داد چرا که احتمال بروز مشکلات را افزایش می دهد. هر چه آمادگی بیشتری را پیش از صحبت با فروشنده ERP داشته باشید، سود بیشتری را در معامله خرید ERP خواهید برد.انتظار این را داشته باشید که 50 تا 70 درصد زمان پروژه تان، صرف این قبیل فعالیت ها بشود. طی این روند، شما به حضور افراد لایق نیاز پیدا می کنید. بنابراین برای تاثیری که این انتخاب برعملکرد های روزانۀ شما می گذارد، آماده باشید.

29) از انتخاب و استقرار ERP به عنوان فرصتی برای بهبود و ارتقاء فرآیندها بهره ببرید.

افرادی که به دنبال نرم افزار ERP هستند باید به طور موشکافانه نرم افزار مورد نیازشان را بررسی کنند تا مطمئن شوند که نرم افزار مورد نظر نه تنها قادر به حل مشکلات کنونی آن هاست بلکه به اندازۀ نرم افزار کنونی خودشان کارایی بالایی داشته باشد.بهتر است با افرادی که مسئولیت استقرار نرم افزار را بر عهده دارند، راحت باشید؛ اگر آن ها می توانند با استفاده از مزایای ERP، راه های بهتری را برای ترقی کسب و کار در اختیارتان بگذارند، بهترین فرصت برای شماست که به طور چشمگیری تجارت خود را ارتقا دهید.

30) تحولات دیجیتالی باید تصمیم انتخابی شما را تحت تاثیر قرار دهد.
ظهور بازار دگرگونی های دیجیتال باید انتخاب ERP شما را نیز تحت تاثیر قرار دهد. تحلیل گران، ارزش بازار دیجیتالی را تا سال 2020 رقمی معادل 2/2 تریلیون دلار پیش بینی کرده اند. شرکت فروشندۀ نرم افزار ERP خود را ارزیابی کنید. آیا این شرکت، خدمات یکپارچه سازی مرتبط با اینترنت اشیاء، موبیلیتی (تغییرپذیری)، اَبَر داده، هوش مصنوعی و محاسبات شناختی را ارائه می هد؟ در عصر جدیدِ ERP پسا مدرن ، قابلیت اضافه کردن ویژگی های جدید، یک الزام محسوب می شود. پکیج ERP، باید تجارت شما را برای سال های متمادی نیز پشتیبانی کند. اطمینان حاصل کنید که طراحی نرم افزار در راستای همین هدف صورت گرفته است.

31- یک برنامه "شکست و جبران" واقعی را ترسیم کنید.

متاسفانه، ممکن است برنامه های شما غلط از آب در بیایند؛ عدم موفقیت در برنامه ریزی صحیح می تواند شرکت را در یک چشم به هم زدن به درد سر بیندازد. بنابراین زمانی که یک سیستم ERP را انتخاب می کنید طرح شکست و جبران مهم ترین قسمت برنامۀ "احیایی" خواهد بود که می تواند شرکت را از ورطه سقوط نجات دهد. بدون در نظر داشتن هر یک از این دو، تمام فکر های خوبتان تنها در حد نقشه باقی خواهد ماند و کارهای سختی که کشیده اید در هیاهوی دنیای دیجیتالی گم خواهند شد.

32) زمان نیاز به جایگزینی سیستم ERP قدیمی را در نظر داشته باشید؛ نه اصلاح آن!

موبیلیتی برگ برنده دنیای اقتصادی امروز است ، خوب اگر ERP شما راه موثری را برای یکپارچه شدن با دستگاه های موبایل یا اجزای مبتنی بر تراکنش نظیر NFC یا پایانه های پلاگین ارائه نمی دهد، احتمالا در خطر از دست دادن سرمایه هستید. متاسفانه اینکه فقط می توانید به دستگاه های موبایلی متصل شوید، لزوما به این معنا نیست که ERP شما قابلیت موبیلیتی را دارد. اضافه کردن مجموعه ای از امکانات شخص ثالث روی سیستم ERP برای اینکه تنها ثابت کنید سازگاری با موبایل در پایگاه مشتری تان وجود دارد می تواند زودتر از موقع انتظار پولتان را به هدر بدهد. تنها راهی که کارآمدی ERP را تا آینده ای دور تضمین می کند، جایگزینی ERP قدیمی با ERP جدیدی است که دارای قابلیت موبیلیتی می باشد.

33) رقیبتان را زیر نظر بگیرید.

رقبای شما ممکن است محرکی را برای پروژۀ انتخاب ERP محیا کنند. برای مثال آن ها می توانند امور مشتری ها را پیگیری و عادات خرید آن ها را تحلیل کنند؛ این جاست که شرکت رقیب مزیت چشمگیری را در مقابل تجارت شما تجربه می کند. آیا آن ها از سیستم ERP جدیدی استفاده کرده اند؟ اگر "بله"، این نوبت شماست که سیستم جدیدی را به کار ببندید و از مزیت رقابتی آن ها بکاهید .

34) ارزش بالقوه ERP را در تمام بخش های کسب و کارتان اثبات کنید.

شمای کلی از مشکلات در نظر بگیرید سپس آن را به قسمت های کوچکتری تقسیم کنید به طوری که برای بخش کاریِ مورد نظر قابل حل باشد. به این منظور، سعی کنید که از مثال های ملوس نظیر آنچه در ابتدای پروژه در رابطه با مدیر ارشد اجرایی(CEO) مطرح شد استفاده کنید. اگر در مورد گزارش مشکلات صحبت می کنید، درباره گزارش های خاص بحث کنید. اگر در رابطه با مشکلات موجودی صحبت می کنید، پروسه های تحت تاثیر را توضیح دهید .اینجا هدف این است که اشخاص را همزمان وادار به تفکر در مورد یک مساله بکنیم.

35) چرخه عمر ERP تان را تعریف و مستند کنید.

در حالت خوش بینانه، سیستم ERP شما باید برای سال ها کارایی داشته باشد. از حیث چرخۀ عمر و نگه داری، فروشنده ERP شما باید برنامه هایی را برای به روز رسانیِ همگام با آخرین پیشرفت ها و رفع اشکال در نرم افزار گنجانده باشد. از وی بپرسید که عملکرد این برنامه چگونه است و چرخه عمر ERP شما چقدر هزینه بر می دارد؛ در نظر داشته باشید که سخت افزار ها و شبکه ها نیز چرخه عمر مشخصی دارند؛ بعضی از قسمت ها ممکن است فرسوده شوند و بعضی دیگر نیز ممکن است از نظر تکنولوژی منسوخ شوند که در هر دو مورد مخارج بودجه ERP شما بالا می رود.

36) تحولات بازار ERP را بررسی کنید؛ (حتی زمانی که بحث نرم افزار انتخابی در میان نباشد)

تبلور کریستال، بسیار زیبا است چرا که از هر زاویه ای، یک درخشندگی خاصی پدیداری می شود؛ گاهی اوقات نیز ممکن است در زوایای کار، ویژگی یا عملکردی را پیدا کنید که در نهایت و طی سال های آینده به عنوان عنصری مفید و موثر در روند تصمیم برای انتخاب ERP تبدیل شود. اگر یادداشتی از ویژگی های مفید و بالقوه را که هر از چندی با آن برخورد می کنید تهیه کنید، در زمان برقراری یک پروژه انتخابی، کمتر به مشکل بر می خورید.
تصمیم گیری در رابطه با گزینه های استقرار و صدور مجوز

37) استقرار و مدل های مجوز ERP را با اهداف تجاری تان همتراز کنید.

در روند ارزیابی ERP، یک شرکت باید در رابطه با گزینه استقرار و مدل صدور مجوز به گونه ای تصمیم گیری کند که با اهداف تجاری اش همراستا باشد. توجه داشته باشید کهه استقرار و صدور مجوز دو مقوله جدا هستند و همیشه در یک ترکیب مطلق مطرح نمی شوند (برای مثال راه حل ابری می تواند همواره به عنوان یک اشتراک ماهانه قیمت گذاری شود). یک شرکت ممکن است که با موارد زیر مواجه شود؛
1) فروشنده ای که یک راه حل قدیمی را ارائه می دهد که تنها به حالت درون سازمانی استقرارمی یابد و مجوز دائمی یا اشتراک ماهانه را شامل می شود.
2) فروشنده ای که راه حل ابری را ارائه می دهد که ممکن است به عنوان اشتراک قیمت گذاری شود .
3) فروشنده ای که قسمتی از نرم افزار را به صورت درون سازمانی ارائه دهد (قیمتش به اندازه مجوز دائمی حساب می شود) در حالی که ماژول های دیگر درون ابر استقرارمی یابند (قیمت آن به اندازه اشتراک حساب شود).
در نهایت، یک شرکت باید در رابطه با اینکه چه گزینه هایی با موقعیت جریان نقدی فعلی و طرز فکر استقرار همراستا باشد، تصمیم گیری کند. در گذشته این همواره فروشنده بود که بیشترین ویژگی های جزیی را ارائه می داد و به همین خاطر برنده بازی تجاری بود.
امروز، یک شرکت ممکن است فروشنده و راه حل ERP را انتخاب کند که کمترین ویژگی را داشته باشد اما (استقرار) انعطاف پذیر یا مدل صدور مجوزی داشته باشد که همراستا با نیاز های شرکت باشد.

38) تعداد مجوزها و کاربران مورد نیازتان را با دقت محاسبه کنید.

زمانی که یک ERP درون سازمانی یا ابری را انتخاب می کنید، در واقع با به کاربردن تعدادی از مجوزها موافقت کرده اید. تعداد کاربران را افزایش ندهید. مجوزها همزمان هستند پس به بیشترین تعداد افرادی فکر کنید که می توانند همزمان وصل شوند. شما می توانید 100 کاربر داشته باشید اما تنها 25 مجوز داشته باشید و در عین حال نیز ERP شما رضایت همه را جلب کند. به دنبال مجوزهای محدود نیز باشید .
مجوز MES (سیستم اجرای تولید) به کاربر این اجازه را می دهد که به تراکنشهایی نظیر دریافت سفارش خرید یا زمان و مقدار (کمیت) تکمیل شده در یک کار تولیدی وارد شود اما اجازۀ به روزآوری هایی نظیر سفارش یک فروش جدید را نمی دهد .

39) از ERP منبع باز (رایگان) غافل نشوید.

اگر برای رفع نیازهای تان خواستار ERP ای هستید که قابلیت کنترل شدن را داشته باشد، ERP شما به سفارشی سازی نیاز دارد. نگاهی دقیق به ERP منبع باز بیندازید. این نوع ERP ممکن است دقیقا مجموعه ای از ابزاری را در بر داشته باشد که شما به آن نیاز دارید؛ البته اگر استعداد توسعه ای لازم برای عملی کردن آن را دارید!

40) در صورت ابری شدن سیستم ERP، برای تغییرات زیر ساختی آماده باشید.

از دیدگاه مدیریتی، عبارت "درون سازمانی" بدین معناست که همه چیز کلا توسط سخت افزار "سازمان محور و تمرکز شبکه ای" هدایت می شود. هرچند زمانی که یک سیستم ERP ابری را در نظر می گیرید، این نوع تمرکز شبکه ای از بین می رود و با یک چالش مدیریتی پایان به پایان جایگزین می شود. هنگام انتقال از ERP درون سازمانی به ERP ابر، تنها چیزی یک کادر سازمانی می تواند انجام دهد، ایجاد برنامه ای برای بازسازی بنیادی مدیریت زیر ساختی است.

41) هنگام جایگزینی و روی آوردن به ERP ابری، از خطرات پیش رو آگاه باشید.

این امر تقریبا هیچ ربطی به راه حل ERP شما ندارد بلکه به کمپانی شما، فرهنگ شرکت شما و خطر پذیری شرکت تان مرتبط است . این موارد نا ملموس نقش مهم و بحرانی را ایفا می کنند، چرا که از دید مالی، این موضوع "اتخاذ و عدم تصمیم گیری نیست" (شما ممکن است با به کارگیری یک راه حل ERP ابری، سرمایه ذخیره کنید اما این میزان به اندازه ای نیست که به طور چشمگیری صورتحساب درآمدتان را تحت تاثیر قرار دهد). اما از حیث استراتژیکی، اگر همه چیز به بدترین حال ممکن رقم بخورند (فروشنده ERP ابری شما زیر همه چیز بزند، و یا فروشنده ERP ابری به خاطر اختلافی که با شما دارد کار شما را روی زمین بگذارد .شما نمیتوانید به اطلاعاتتان دست پیدا کنید ) نتایج فاجعه بار خواهند شد.

42) بررسی گزینه های یکپارچه سازی و سفارشی سازی ERP

نرم افزاری را که شرکت تان در حال حاضر با آن کار می کند، بررسی کنید.
زمانی که یک شرکت، ERP سطح سازمانی را انتخاب می کند، طبیعی است که کسب و کار مورد نظر ابتدا از راه حل های شخص ثالث و اپلیکیشن های قدیمی که در حال حاضر مورد استفاده هستند، چشم پوشی کند. در استقرار هر ERP ، چالش یکپارچه سازی با راه حل های متعدد شخص ثالث به ناچار مطرح می شود. برای اطمینان از یک روند یکپارچه و بدون نقص، شرکت باید بر انتخاب فروشنده ای تمرکز داشته باشد که نرم افزارش اجازه یکپارچه سازی در کل سیستم کنونی مورد استفاده شرکت را می دهد.

43) به اندازۀ سایر نیازهای نرم افزاری، به یکپارچه سازی نیز توجه نمایید.

هیچ سیستم ERP کامل نیست و احتمالا برای رفع نیاز های احتمالیِ آیندۀ کسب و کارتان، مجبور می شوید که به سایر اپلیکیشن ها نیز رجوع کنید. آیا سیستمERP قابلیت ادغام و یکپارچه سازی بدون نقص را با سایر اپلیکیشن ها از خود نشان می دهد؟ چه تعداد اپلیکیشن در اکوسیستم اپلیکیشنی آن ها وجود دارد؟ چقدر این سیستم بسته به نیازهای تجاری منحصر به فرد شما ، قابلیت سفارشی شدن دارد؟
برای مثال : اگر شما برای فردا، به عملیات های پرداختی خودکار نیاز داشته باشید، آیا ERP شما چنین قابلیتی را دارد؟ آیا سیستم ERP شریکی دارد که این کار را انجام دهد یا اینکه آیا می توانید چنین برنامه ای را به سهولت با محیط ERP خود ادغام کنید؟

44) برای رسیدن به پیشرفت روز افزون، به دنبال انعطاف پذیری باشید.

هنگام انتخاب یک سیستم ERP ، داشتن راه حلی که با نیازهای تجاری شما سازگار باشد نکته ای اساسی محسوب می شود. سیستم های ERP قدیمی به تغییر مقاوم هستند اما با تکنولوژی امروزی ،می توان ERP ای را در اختیار داشته باشیم که هم منعطف باشد و هم قوی. فراموش نکنید که درباره چگونگی سختی ایجاد تغییرات در سیستم و نیاز به وجود شرکت مشاور و یا تقبل هزینه ی اضافی برای استقرار سوال بپرسید. علاوه بر این ، جدول زمانی مرتبط با ایجاد تغییرات ERP را برای فرآیند تجاری تان در نظر بگیرید. اگر برای رشد و نوآوری محصول، برنامه ای را در نظر دارید، بسیار مهم است که راه حل ERP منعطفی داشته باشید که اعضای تیم شما را قادر به ایجاد تغییرات سریع در زنجیره تامین و فرآیندهای تولید کرده و این اجازه را به شرکت ها بدهد تا بدون هزینه های هنگفت IT و جدول های زمانی طولانی ، همچنان تراز اول بماند.

45) تنها به روند سفارشی سازی به عنوان آخرین راه حل نگاه کنید.
زمانی که بحث سفارشی سازی به میان می آید، عبارت " هرچه کمتر، بهتر" صدق خواهد کرد. اگر هر کار و تغییر کوچکی نیاز به نوشتن کد مخصوص مشتری را کم می کند، حتما آن تغییر را در نظر بگیرید. اگر حضور شخص ثالث نیز می تواند این مشکل را رفع کند، این راهکار راه حل ساده تر و پر قابلیت تری در مقایسه با مورد قبلی تلقی خواهد شد.
سفارشی سازی ممکن است لازم باشد اما سفارشی سازی های پیچیده معمولا به معنای صرف هزینه بالا (چه در زمان و چه در آینده) محسوب می شود. علاوه بر این، بی ثباتی و زمان زیاد صرف شده برای اجرا و پیاده سازی، از دیگر مشکلات آن خواهند بود.
ساخت دموی مورد نظر خودتان توسط فروشنده ERP

46)هنگام دمو نگرانی های خود را ابراز کنید.

طی پیش نمایش ERP ، اگر نگرانی هایی دارید حتما از فروشندگان سوالات تان کنید؛ از پرسیدن سوال نترسید. بهترین پیش نمایش، نسخه ای است که طی آن هر دو طرف بحث آزاد و صادقانه ای با یکدیگر داشته باشند. قابل درک است که بسیاری از افراد تیم انتخابی پس از دیدن سومین نسخه نمایشی، دچار خستگی مفرط شوند. مهم است که پس از هر نسخه نمایشی، جلسه جمع بندی داشته باشیم تا افکارتان را متمرکز کرده و بازخورد ها را گردآوری کنید. شما پیش از اتخاذ یک تصمیم، نیز باید با گروه خودتان به یک اجماع برسید.

47) از حضور افراد مناسب و مرتبط در دموی فروشنده ERP خودتان اطمینان حاصل کنید.

به این فکر کنید که چرا به دنبال یک ERP جدید هستید. اگر انگیزه شما قابلیت پذیرش سریع سفارشات و فرستادن آن ها در کوتاهترین زمان ممکن است، پس باید فروشندگان و افراد پر نقش در روند تولیدی حضور داشته باشند . اگر مشتری های شما طالب ارتقا در سیستم های کیفیت تولید هستند پس مخاطبان مورد نیاز شما نیز متعاقبا تغییرخواهند کرد.

48) ساختار و مفاد آن چه را که می خواهید در دمو ببینید، به طور واضح توصیف کنید.

آیا می خواهید که در کنترل دموهای ERP تان بمانید؟ جنبۀ مثبت اینجاست که اگر در کنترل دموها قرار بگیرید، فرصتی برای شما فراهم است که طی آن مطمئن می شوید تمام سوال های شما جواب داده شده است. اما بعضی از فروشنده های ERP ممکن است دموهای پر زرق و برقی داشته باشند که تنها نقاط قوت سیستم شان را نشان دهد؛ اینجا دیگر شما فهرست معیارهای مهم خود را باید به همراه داشته باشید تا مطمئن شوید که نکات مهم و مد نظر شما جزئی از دمو هستند؛ علاوه بر این نیز ممکن است نکاتی در دمو وجود داشته باشد که تنها به قسمتی از کار تیم انتخابی شما مرتبط باشد .
به همراه داشتن متنی که از قبل تهیه شده به فروشندگان این اجازه را می دهد تا مثلا هر جا که دلشان بخواهد مباحث مالی را رد کنند! پس شما پیش دستی کنید.

49) ابهام فروشنده را پس از نمایش برطرف کنید.

پس از نمایش دمو، نوبتِ فعالیت های پیگیری، دستیابی به صحت و درستی دمو، مرور نکات مهم و شناسایی ویژگی هایی است که فروشندگان ERP را از سایرین متمایز می کند. از این فرصت برای شفاف سازی و یا گرفتن تایید دوباره از هر یک از فروشنده ها استفاده کنید تا متوجه شوید که چه چیزهایی باید در برنامه، تعداد کاربران و ویژگی ها گنجانده شود.

50) برای ارزیابی دموهای فروشنده ERP، از ورقه امتیازگذاری بهره ببرید .

از همه افرادی که دمو را به صورت زنده یا ضبط شده دیده اند بخواهید که به دمو ها امتیاز دهند، سپس این امتیازها را با فهرست حضور افراد مقایسه نمایید تا مطمئن شوید که همه در این امتیاز گذاری شرکت کرده اند. هر یک از امتیازهای داده شده را در یک "صفحه گسترده" وارد نموده و سپس همۀ آن ها را با یکدیگر جمع کنید. در این مرحله و با توجه به امتیازهای به دست آمده می توانید بعضی از ERP ها را از چرخۀ انتخاب حذف نمایید.

لینک مقاله در سایت مرجع:

http://www.erpfocus.com/50-erp-selection-tips.html

ترجمه:erpfocus.ir

درباره ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی بصورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید. ERP به سازمانها و شرکتها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند. 

We use cookies to improve our website. By continuing to use this website, you are giving consent to cookies being used. More details…