این مرکز شامل انبوهی از اطاقک های تو در تو و اتاق های کنفرانس بود که توسط راهروهای طولانی و با علائمی پراکنده به یکدیگر متصل می شدند. در طول راهروی مرکزی، تصویری به بلندای 50 متر به دیوار چسبانده شده بود که تریلی های چند سطحی را نشان می داد که کاغذی حاوی ملزومات سیستم های ERP را حمل می کردند. هر سه تریلی پشت سرهم قرار گرفته بودند؛ بلندای این کاغذ (سند) سه متر ارتفاع داشت و وزنی بیش از 60 تن را نشان می داده شده است.
در زیر این عکس، یکی از مهندسین سازمان جمله طنزی را نوشته بود: مالیات شما در کار؛ ملزومات کارآمد سیستم ERP را به صورت وزن برایتان نشان داده اند!
این عکس نشان می داد که بین چک لیست های کارآمدی که نیازهای انتخاب یک ERP را برآورده می کند و چک لیست های پرزحمت و بی فایده، تفاوت چشمگیری وجود دارد.
پس چک لیست های انتخاب ERP باید صریح باشند؛ به طوریکه تنها موارد مربوط به پروژه را شامل شوند. هرچند بسته به فرهنگ سازمان بعضی از شرکت ها تا جای ممکن موارد زیادی را در چک لیست شان می گنجانند که می تواند منجر به ایجاد لیست های تو در تو شود و نهایتا عدم تمرکز بر هدف اصلی را به دنبال دارد.
زمانی که شما چک لیست ملزومات ERP را تدارک می بینید، اطمینان حاصل کنید که تنها موارد مرتبط با نیازهای عملیاتی تعریف شده را ذکر کنید؛ نه کمتر و نه بیشتر.
گام به گام؛ ماژول به ماژول
در ادامۀ بحث قبلی که به ذکر موارد ضروری معطوف بود، هنگامی که چک لیست های ملزومات ERP را تطابق می دهیم، هدف نهایی کسب اطمینان از حضور ماژول های مورد نیاز در بطن چک لیست است؛ شاید این عبارت، امری کاملا واضح به شمار بیاید اما در اغلب موارد در تلاشی صادقانه برای جلوگیری از عدم تمرکز بر نکات چشمگیر، بسیاری از سازمان ها به علت اضافه کردن امکانات فرعی و یا چک لیست های سیستم های وابسته که لزوما ارزشی در حیطه انتخاب ندارند، از سمت و سوی تلاش شان منحرف می شوند. بنابراین، دوباره تکرار می شود؛ اگر قصد ارتقای یک سیستم چند ماژولی را دارید، تنها ماژول های مرتبطی را در نظر داشته باشید که هدف خاص و مورد نظر شما را به دنبال داشته باشند. از سویی دیگر، اگر به دنبال یک سیستم کاملا جدید هستید ، پس تنها ماژول های مورد نیاز را باید از همان ابتدا اعمال کرد.
چیزی که شما خواهان آن هستید مشابه آنچه به آن نیازمندید نیست. بازار امروز ERP مملو از انواع محصولات جدید و ارتقا یافته است که هریک از انواع این سیستم ها معمولا با تیم های فروش بسیار قوی پشتیبانی می شوند. هرچند، تنها تیم مدیریت شرکت می تواند تفاوت بین نیاز به یک سیستم را در مقابل آنچه تیم فروش فروشنده می خواهند به شما بفروشند، درک کند. بنابر این، زمانی که چک لیست ملزومات ERP تان را خلق می کنید، با متوقف کردن چک لیست های عملیاتی ، نهادهای فروش خارجی را تا زمان آمادگی کادر عملیاتی برای امضای قرارداد، در امور دخالت ندهید. در غیر این صورت، به علت توجه به سایر گزینه های پیش رو، شانس بالایی برای نتایج غلط وجود خواهد داشت و نهایتا تاثیرات نامطلوب را شاهد خواهیم بود.
لینک مقاله در سایت مرجع:
http://www.erpfocus.com/keeping-your-erp-requirements-checklist-in-check-4337.html
ترجمه:erpfocus.ir
