دست نگه دارید! شما باید پیش از خرید ERP فکر بیشتری بکنید. اگر اقدامات عجولانه ای انجام دهید و مرتکب اشتباهات زیر شوید، ممکن است بنیان پروژه را در خطر بیندازید.

1.عدم دعوت افراد با صلاحیت در جلسه نمایش دمو 

حرف E در لغت enterprise به تمام افراد شاغل در سازمان دلالت می کند. همگی افراد سازمان از ERP استفاده و یا از منافع ERP نفع می برند. اگر ERP جدید برای حسابداران شما انتخاب شده است، بهترین حالت این است که دمو به خوبی به سمت و سوی نیازها و وظایف معمول آن ها محوریت پیدا کند؛ هر فروشنده خوب می داند که باید محتوای دمو را با نیازهای مخاطبان تطبیق دهد. آیا کسی مهندسان را دعوت کرده بود؟ آیا کسی از بخش فروش تاریخ نمایش دمو را به یاد داشت و شرکت کرد؟ تنها در صورتی که نمایندگان تمام بخش های سازمان بتوانند سوال های مناسب و مربوطی را در ارتباط با نقش ERP برای واحد سازمانی شان بپرسند و جواب مورد انتظار و صحیحی را نیز دریافت کنند، می توان گفت که ERP مورد نظر گزینه مناسبی برای انتخاب بر شمرده می شود.


2.عدم مشاهدۀ اسکریپت (سناریوی) دمو پیش از اجرای آن

شما و تیم انتخاب ERP تان، پیش از مشاهدۀ دمو، لیستی از ملزوماتی را در اختیار دارید که با دقت تمام آن را تهیه کرده اید. در شرایط ایده آل، شما پیش از جلسۀ نمایش دمو، اسکریپت دمو را در اختیار دارید و برای تحقق به نیازهای تان از فروشنده درخواست اصلاح آن را می کنید. فروشنده، اسکریپت استانداردی را در اختیار دارد که نقاط قوت ERP را برجسته و نقاط ضعف آن را کم رنگ تر نشان می دهد. شما به دمویی نیاز دارید که به طور کامل نیازهای شما را برآورده می کند و هیچ یا زمان اندکی را صرف پرداختن به موضوعات نامرتبط با اهداف شما می کند؛ چون این شما هستید که از ERP استفاده خواهید کرد و نه فروشندۀ شما! برای انتخاب یک ERP مناسب به مشاهدۀ یک دموی استاندارد اکتفا نکنید.

3. عدم پرداختن به ملزومات یکپارچه سازی طی نمایش دمو

بسیاری از سیستم های ERP به یکپارچگی با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان نیاز پیدا می کنند. البته در اغلب موارد، انجام سفارشی سازی برای سیستم ERP جدید ایده آل به نظر می رسد. یک دموی معمولی ممکن است تنها به طور سرسری از نیازهای مورد نظر شما بگذرد؛ مثلا طی دمو به شما بگویند که "جدیدترین پایگاه داده و فناوری وب را به منظور یکپارچه و سفارشی سازی برای شما به کار می بریم."اینجا مشکل در جزییات است؛ شما نمی توانید انتظار داشته باشید که برای رفع نیازهای شما، یک برنامه نویسی از قبل تکمیل شده باشد. اما اگر ERP واقعا پیش از این، با سایر نرم افزارها یکپارچه شده باشد، از فروشنده بخواهید تا صحت چگونگی تبادل اطلاعات در ERP و سایر سیستم ها را در دمو به شما نشان دهند. برای مثال اگر شما درخواست سیستم ابری را داشته باشید اما دمو سیستم درون سازمانی را برای شما نمایش دهد، اینجاست که در اختیار داشتن جزییات اطلاعات دمو مهم تلقی می شود. به آنچه فروشنده به شما می گوید اهمیت ندهید، چرا که چنین دمویی به درد شما نخواهد خورد.

4. عدم مشاهده فرآیندهای استقرار و تست در دمو

اکثر دموها، تراکنشات مرتبط با خریداری یک قطعه و دریافت سفارش خرید و ارسال آن قطعه به مقصد و نهایتا مجوزهای ارسال و پرداخت را نمایش می دهند. از ارائه دهنده دمو بخواهید تا فرآیند انتقال اطلاعات به ERP و تست را نیز به شما نشان دهد. علاوه بر این، برای مشاهدۀ دموهایی برنامه ریزی کنید که آموزش کاربران و پشتیبانیِ لازمِ پس از استقرار نیز نشان دهند؛ شما در واقع می خواهید بدانید که ERP انتخابی شما در محیط واقعی و نه در یک آزمایشگاه استریل چگونه کار می کند!
نمایش دمو تنها یک فاز از روند انتخاب و نصب یک سیستم ERP و البته یکی از مهم ترین اقدامات برشمرده می شود. با صرف هزینه برای دمو، ارزش خوبی را در مقابل دریافت کنید یا ریسک کنید و صرف هزینه برای دمو را به تعویق بیندازید.

لینک مقاله در سایت مرجع:

http://www.erpfocus.com/four-erp-demo-errors-that-could-cause-a-bad-software-choice.html

ترجمه:erpfocus.ir